Dalla frammentazione informativa alla sinergia operativa: StartupItalia sincronizza team Media & Eventi e Sales con monday.com e la guida di Omnidea

In un contesto dove il valore è generato dalla tempestività e dalla rete di relazioni, il coordinamento tra i team interni e i collaboratori esterni non è un’opzione, ma l’asset strategico principale.

La crescita dei progetti, del portfolio clienti e la grossa portata delle iniziative organizzate, infatti, ha reso sempre più fondamentale la capacità di coordinare in modo efficace il lavoro dei team di StartupItalia.

In StartupItalia il problema non è mai stata la mancanza di operosità, ma la dispersione dell'energia. La crescita del portfolio clienti e la densità del calendario eventi hanno creato una saturazione comunicativa: le informazioni vitali rimanevano intrappolate in lunghi thread di email, fogli Excel nati per scopi diversi e micro-tool verticali che non dialogavano tra loro.

Cristian Cau, CTO di StartupItalia, racconta così l’ostacolo principale dei team:

“Ci scontravamo quotidianamente con il paradosso del contesto: impiegavamo più tempo a ricostruire lo storico di un progetto che a farlo avanzare. Il lavoro strategico iniziava solo dopo una lunga fase di recupero informazioni”

Nonostante un ottimo clima relazionale, la struttura aziendale soffriva di tre criticità specifiche:

Silos informativi: il reparto commerciale e il team Media & Events operavano su binari paralleli, rendendo difficile prevedere i carichi di lavoro futuri;

Aggiornamento manuale: la manutenzione dei dati era affidata alla buona volontà dei singoli, con un elevato rischio di errore umano;

Mancanza di centralizzazione: non esisteva un unico luogo dove visualizzare l'interdipendenza tra una vendita chiusa e l'effettiva capacità produttiva del team eventi.

Da qui è nata l’esigenza di un cambio di passo. La necessità infatti era creare una regia unica per flussi eterogenei, ossia creare un'infrastruttura dinamica che permettesse alla forza vendite di dialogare nativamente con chi trasforma quelle “promesse” in eventi e contenuti. L'obiettivo era passare da una gestione reattiva (rispondere alle emergenze) a una gestione predittiva dei flussi di lavoro.

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Dopo un'attenta software selection, StartupItalia ha scelto monday.com. La strategia vincente è stata l'adozione combinata di monday CRM e monday work management, creando un ecosistema integrato end-to-end.

Mentre il CRM ha permesso alla forza vendita di gestire l'intero funnel commerciale con precisione, il modulo work management ha fornito ai team Media & Eventi lo spazio per l'esecuzione dei progetti. Il vero valore aggiunto è risieduto nell'abbattimento del muro tra queste due aree: grazie a questa scelta, ogni contratto chiuso nel CRM genera automaticamente i flussi operativi necessari, garantendo che le informazioni raccolte durante la vendita fluiscano senza attriti verso chi deve realizzare il progetto.

La consapevolezza del management, però, è stata chiara fin dal principio: uno strumento potente senza un disegno dei processi è solo un costo aggiuntivo.

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Qui si è inserito l’intervento di Omnidea, che ha agito come facilitatore operativo:

• Mappatura delle interazioni: analisi dei punti di attrito tra chi vende il progetto e chi lo realizza
• Modellazione degli spazi operativi: progettazione di board che non fossero semplici liste di task, ma veri cruscotti d’azione decisionali.
• Abilitazione strategica: formazione differenziata non per gerarchia, ma per bisogno, con indicazioni specifiche per chi necessitava di avere una visione macro (Manager) e per chi di fluidità operativa (Media & Events).

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Uno degli ostacoli più grandi nelle aziende ad alto tasso di creatività è il timore che una piattaforma di work & project management limiti l'autonomia o serva a monitorare i tempi d’esecuzione.

In StartupItalia, la resistenza è stata vinta dimostrando il beneficio individuale:‍

• Flessibilità, non rigore: monday.com è altamente personalizzabile e configurato per adattarsi ai cambiamenti repentini tipici del settore media.
• Trasparenza come tutela: i team hanno compreso che visualizzare i carichi di lavoro serve a proteggerli dal burnout e a definire priorità sostenibili, non a controllarli.
• Le priorità sono oggettive: non si corre più dietro ad interpretazioni soggettive delle urgenze, ma si segue un piano di volo condiviso e aggiornato in tempo reale
• Velocità d'esecuzione: Riduzione dei tempi morti tra la firma di un contratto e il kick-off operativo.

Per fornire un dato molto pratico, si consideri che il valore delle ore risparmiate dal team in operazioni manuali di data re-entry è di quasi €6000.

Quel tempo prezioso oggi è stato restituito alla creatività, alla strategia e alla cura dei partner, e StartupItalia guarda al percorso fatto con la certezza di aver gettato le basi per una scalabilità sostenibile.

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L'unico suggerimento che Cristian Cau si darebbe per il futuro? Anticipare ancora di più la narrazione del cambiamento.

“Se tornassimo indietro, probabilmente investiremmo prima in momenti di formazione trasversale, non solo per ruolo ma per processo, così da rendere immediatamente visibile il valore della visione condivisa. In sintesi: stessa strategia, ma una comunicazione e un coinvolgimento anticipato di tutti i team, per arrivare prima alla consapevolezza che il cambiamento era un’opportunità e non un vincolo.”