7 agenzie verticali, un flusso di lavoro unificato: la formula di Gruppo Nuzo per scalare i progetti senza appesantire la struttura

La forte crescita numerica dei progetti e l'integrazione di agenzie con anime diverse ha messo in luce i limiti dei vecchi sistemi. Il software di project management precedentemente in uso non era più in grado di colmare le difficoltà operative e rischiava di soffocare l'efficienza dei team.

Come spiega Roberta Sagripanti, PMO Lead del Gruppo Nuzo:

"Avevamo l'esigenza di sostituire un precedente strumento di project management che non riusciva più a colmare le nostre difficoltà operative, sia per la numerica dei progetti sia per la loro crescente complessità. Avevamo bisogno di una soluzione versatile che andasse incontro alle esigenze specifiche delle singole agenzie e, al contempo, dell'intero Gruppo."

A questa complessità strutturale si è aggiunta la recente spinta legata all'AI, arrivata contemporaneamente da tre direzioni:

1. Il Management: consapevole che chi non avesse abbracciato il cambiamento sarebbe rimasto indietro
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2. I clienti: che chiedevano attivamente l'integrazione dell'AI nelle strategie
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3. I team: che avevano iniziato a sperimentare strumenti in totale autonomia

Il rischio concreto era l'anarchia operativa: l'introduzione di strumenti di AI e automazione dall'alto, senza un metodo relazionale e flussi solidi, avrebbe generato più confusione e rallentamenti che reale produttività, atrofizzando il pensiero critico delle risorse junior e sovraccaricando i Project Manager. La sfida era trovare un modo per orchestrare tutti i pezzi in modo coerente.

Per mappare i processi e gettare le fondamenta della crescita, il Board di Nuzo ha scelto monday.com, individuando nella piattaforma la versatilità necessaria per adattarsi ai flussi unici di agenzie diverse – dalle performance al branding – sotto un'unica visione d'insieme.

Tuttavia, la tecnologia da sola è solo un amplificatore. La svolta strategica è stata l'alleanza con Omnidea, che ha trasformato l'adozione del software in una profonda consulenza di processo e di change management.

La soluzione si è articolata su tre pilastri pratici coordinati tra Omnidea e la PMO di Nuzo:

• Mappatura analitica dell'effort: Omnidea ha supportato il Gruppo nel fotografare l'organizzazione, incrociando i dati di pianificazione di monday.com con il controllo di gestione per isolare le attività ad alto effort e a basso valore aggiunto;
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• Il report annuale condiviso: uno strumento di governance periodico con cui Omnidea e i vertici di Nuzo evidenziano i margini di ottimizzazione e pianificano l'evoluzione tecnologica dei flussi;

• La consulenza diretta: un'interfaccia continua tra i referenti di Omnidea e Nuzo per capire quali tecnologie e automatismi implementare in base agli obiettivi del gruppo.

Grazie alla flessibilità di monday.com e alla guida metodologica di Omnidea, Gruppo Nuzo ha ottenuto impatti misurabili sul proprio business:

• Efficienza del 90-95% sui task ricorsivi: Nelle attività ad alto dispendio di tempo (come la gestione dei copy per le promozioni e-commerce stagionali), i team lavorano oggi su modelli fissi e consolidati per il 90-95% del flusso. Il tempo risparmiato è stato interamente reinvestito in analisi dati, relazioni con i clienti e strategie di performance;
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• Dashboard di escalation e monitoraggio rischi: Sono stati implementati modelli di controllo avanzati dotati di sistemi "a semaforo". I Project Manager sanno esattamente quando sono in totale autonomia e quando, invece, scatta l'allerta che richiede l'escalation critica verso il PMO, riducendo drasticamente il time-to-market senza perdere qualità;
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• Infrastruttura pronta per l’AI: Avendo centralizzato e standardizzato i flussi su monday.com, il gruppo è ora in grado di passare allo step successivo, e integrare l'Intelligenza Artificiale Operativa e gli AI Agents all'interno di una struttura di responsabilità chiara, superando l'uso elementare dei semplici assistenti testuali.

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Il successo del Gruppo Nuzo dimostra che il vantaggio competitivo risiede nella capacità di orchestrare i processi mettendo al centro le persone.

Come conclude Roberta Sagripanti, infatti:

"L'AI e l'automazione sono potenziatori, non sostituti. In questo percorso, monday.com e Omnidea sono partner strategici fondamentali per la nostra crescita. Il vero vantaggio non risiede solo negli strumenti che adottiamo, ma nella capacità di far crescere le nostre persone insieme ad essi."